Max de Ruijter, productiviteitsexpert bij Elevate, heeft onlangs het Digiteq team door een training ‘Elevating Productivity’ geleid. Hier heeft het Digiteq team enkele waardevolle inzichten opgedaan. We hebben gezien dat kleine aanpassingen in je routine, grote verbeteringen in je dagelijkse productiviteit kunnen brengen.
1. Het belang van planning
Planning is essentieel. “Door je dag, week, maand en zelfs jaar vooruit te plannen, creëer je een helder pad naar succes.” Veel bedrijven zorgen er tegenwoordig wel voor dat bij de medewerker de jaardoelen en soms kwartaaldoelen duidelijk zijn, maar een stuk minder bedrijven leggen ook focus op vooruit kijken naar de dag van morgen en de aankomende week. Voor jezelf een beeld scheppen hoe je wil dat je dag en aankomende week er uit gaan zien draagt enorm bij aan het behalen van deze visie. Je kunt daarom je planning zien als je persoonlijke GPS die ervoor zorgt dat je daar komt waar je aan het einde van de dag of week ook echt wil aankomen. Zonder GPS kom je ook een eind maar wel op een minder gewilde bestemming!
2. Tijd en focus respecteren
“Respecteer de tijd en focus van je collega’s” adviseert Max. Het beperken van dringende vragen tot specifieke momenten bevordert de efficiëntie. Door ook rekening te houden met de Biological Prime Time (het gedeelte van de dag waarop eenieder zijn/haar meeste concentratie heeft) van je collega’s kun je de algehele productiviteit van het team verbeteren. Slechts 5% van de vragen die je hebt is uiteindelijk echt urgent. Dus in plaats van altijd gelijk mondeling een vraag te stellen, kun je overwegen om ze in een e-mail of bericht te verpakken, zodat je collega er later op kan reageren. Of je kunt ze opsparen tot je een 1 op 1 gesprek met de collega hebt die je vaker nodig hebt.
3. Takenlijsten voor mentale rust
“Een takenlijst is jouw tweede brein, een soort externe database die ervoor zorgt dat je je volledig kunt focussen op de dingen waar je je brein echt voor nodig hebt” zegt Max. Of zoals Productivity guru David Allen zou zeggen; ‘Your mind is for having ideas, not holding them’. Of het nu digitaal (geniet wel de voorkeur) of op papier is, het helpt om focus en organisatie te behouden. Geef je hersenen meer rust door niet alles zelf te willen opslaan, hier hebben we tegenwoordig slimme tools als Notion en Todoist voor om je notities en taken op te slaan. Zo heb je meer overzicht in jouw taken en gedachten, waardoor je kan focussen op creativiteit en de belangrijkere zaken.
4. Prioriteiten stellen
Focus in je planning op de drie belangrijkste taken van de dag en doe de zwaarste taak eerst (Eat the frog). Vaak stellen we de moeilijkste taken uit en beginnen we met de makkelijkere kleinere taken. Belangrijk is om dergelijke grote taken op te knippen en deze als eerste in je agenda in te plannen. Wat ook kan helpen is om dit belangrijkste doel uit te spreken in een dagstart of aan een betrokken collega om focus gedurende dag hierop te creëren.
5. Beperk afleidingen
Uit onderzoek door de Universiteit van California blijkt dat het gemiddeld 23 minuten en 16 seconden duurt om weer volledig gefocust te zijn na een onderbreking. Om afleidingen zoals e-mail en sociale media te minimaliseren, adviseert Max het instellen van ‘focus blokken’. Door specifieke tijden in te plannen voor het controleren van je e-mail en berichten, voorkom je dat je constant wordt afgeleid door de neiging om je berichten te bekijken. Ook kan het goed helpen om afspraken te maken met collega’s met betrekking tot het sturen van berichten naar elkaar. Bijvoorbeeld niet storen wanneer men een koptelefoon op heeft en wil focussen.
Nog een afsluitende tip; uit onderzoek blijkt dat het gemiddeld 66 dagen duurt voordat iets een gewoonte is. Dus probeer jezelf of elkaar te motiveren om goede voornemens op het gebied van productiviteit in 2024 door te zetten. Gewoontes op het gebied van productiviteit zullen je de rest van je leven profijt geven.
Ook geïnteresseerd in een training productiviteit door Elevate? Neem dan contact op met Max via LinkedIn.
Met deze waardevolle inzichten van Max kan je jouw productiviteit naar een hoger niveau tillen. Door slim te plannen, respect voor andermans tijd en focus te hebben, gebruik te maken van takenlijsten, prioriteiten te stellen, en afleidingen te beperken, kan je efficiënter en productiever werken. Maak gebruik van deze actie- en leerpunten en haal het maximale uit jouw dagen.
Wil je meer weten?
Maak vrijblijvend een afspraak en ontdek wat jouw mogelijkheden zijn.